Les documents d'archives les plus courants dans l'ARCS sont les documents textuels et les documents photographiques, mais nous avons aussi des affiches, des dessins, des documents audiovisuels, des enregistrements, des documents numériques, des textiles et des artefacts.
Les principaux domaines de recherche sont les suivants :
"Documents, quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale, et par tout service ou organisme public ou privé, dans l'exercice de leur activité.» (Direction des Archives de France, 2007)
L'utilité ou l'importance continue des documents, sur la base des informations administratives, juridiques, fiscales, probatoires ou historiques qu'ils contiennent, justifiant leur préservation continue.
Un document, un livre ou un artefact créé au moment d'un événement. Ils peuvent décrire des expériences ou des réflexions sur l'événement et contenir des preuves directes, des témoignages ou des comptes rendus de première main sur un sujet ou un événement. Les exemples comprennent les tweets, les statistiques, les manuscrits, les photographies, les journaux intimes, les lettres, les interviews, les articles de journaux, etc.
Sources qui citent, interprètent, commentent ou développent le contenu des sources primaires, c'est-à-dire les manuels scolaires, les biographies, les films, les articles scientifiques, etc.
Textes de référence comme les dictionnaires, les bases de données, les encyclopédies qui fournissent un résumé ou des informations générales sur le sujet.
L'origine ou la source de quelque chose. La provenance est un principe fondamental des archives, qui fait référence à la personne, la famille ou l'organisation qui a créé ou reçu les objets d'une collection. Le principe de provenance ou le respect des fonds impose de séparer les documents d'origines différentes (provenance) pour préserver leur contexte.
L'ensemble des documents, quels que soient leur forme ou leur support, créés et/ou accumulés automatiquement et organiquement et utilisés par un individu, une famille ou une personne morale particulière dans le cadre des activités ou des fonctions de ce créateur.
Outils descriptifs contenant des informations qui permettent d'établir un contrôle sur les documents et de faciliter leur recherche.
Documents classés systématiquement ou conservés en tant qu'unité parce qu'ils se rapportent à une fonction ou à un sujet particulier, résultent d'une même activité, ont une forme particulière, ou en raison d'une autre relation découlant de leur création ou de leur réception et de leur utilisation. De nombreuses séries contiennent des groupes de documents connexes qui peuvent être regroupés en sous-séries.
Un groupe de documents liés par l'utilisation ou le sujet, généralement logés dans un dossier.
Le numéro unique attribué aux documents d'archives qui permet aux archivistes de localiser l'unité.
Pour la citation de documents conservés aux Archives et collections spéciales, nous vous demandons d'ajouter après la référence complète du document, la mention suivante:
[Référence complète du document selon le style bibliographique choisi], [Cote du document référencé aux ARCS], Archives et collections spéciales, Bibliothèque Morisset, Université d'Ottawa.
Exemple: Joyce, James, Ulysses: a facsimile of the manuscript, New York, Octagon, 1975, PR6019 .O9 U4 1975, v. 1, Archives et collections spéciales, Bibliothèque Morisset, Université d'Ottawa.
Les archives sont les documents créés et accumulés par une personne ou une organisation dans le cadre d'activités ou d'affaires courantes et sont conservées en raison de leur valeur permanente ou durable (valeur historique, probante ou juridique). Les archives sont la preuve documentaire des événements passés et peuvent être utilisées par les générations futures pour comprendre et interpréter l'histoire.
Les archives sont considérées comme des sources primaires : il s'agit généralement de documents uniques et non publiés qui sont créés au moment d'un événement pour enregistrer l'activité. Les archives peuvent être trouvées sous de nombreux formats, notamment des enregistrements textuels, sonores et vidéo, des photographies, des documents électroniques et numériques, des cartes, des dessins d'architecture, etc. Les rapports, les procès-verbaux de réunions, les lettres et les courriers électroniques, les journaux et les agendas, les livres de comptes et les grands livres, etc. sont des exemples de documents d'archives.
Ces documents et les lieux où ils sont conservés sont appelés archives, et les archivistes sont les professionnels qui évaluent, collectent, organisent, conservent et donnent accès à ces documents.
Les nouveaux utilisateurs des archives peuvent souvent se sentir dépassés ou incertains quant à la manière d'accéder aux documents. Vous pouvez utiliser les points ci-dessous pour vous aider à démarrer, mais si à tout moment vous avez des questions, le personnel de l'ARCS sera heureux de vous aider et de vous guider dans le processus.
Un projet de recherche typique commence par un sujet d'intérêt général à partir duquel une question de recherche est élaborée. Demandez-vous ce que vous voulez étudier (le sujet), pourquoi vous voulez l'étudier (le quoi/pourquoi/comment) et ensuite quelle sera l'importance de la connaissance.
Une fois que vous avez votre question, considérez l'étendue de votre projet, le temps dont vous disposez et où vous pourriez trouver des sources de référence. Avant de consulter des sources d'archives primaires, il est préférable de commencer vos recherches par des sources d'information secondaires et tertiaires sur votre sujet. Prenez note des personnes, organisations, événements, dates et thèmes pertinents que vous rencontrez au cours de vos recherches.
Une fois que vous avez terminé votre recherche de base et que vous avez une bonne compréhension de votre sujet et de votre question de recherche, vous pouvez maintenant commencer à chercher des sources primaires. La première étape consiste à identifier les dépôts d'archives (Archives) susceptibles de contenir des documents en rapport avec votre sujet. Chaque dépôt d'archives aura un mandat et un objectif de collection et il est conseillé de visiter leur site web pour en savoir plus sur les collections. Certains dépôts, comme les Archives et les collections spéciales de l'Université d'Ottawa, concentrent leur collection sur des thèmes ou des sujets spécifiques, tandis que d'autres archives sont chargées de préserver l'histoire de leur institution mère. De nombreuses associations provinciales d'archives au Canada tiennent un répertoire des dépôts d'archives de leur province. En Ontario, Archeion fournit une liste d'intuitions, leurs mandats de collecte et, dans de nombreux cas, des descriptions de leurs fonds.
La plupart des archives disposent de listes de leurs fonds sur leur site web et, dans de nombreux cas, ont accès à des descriptions complètes ou à des instruments de recherche que vous pouvez consulter.
Dès que vous commencerez à parcourir les sites web des dépôts d'archives, vous remarquerez que les listes de leurs fonds contiennent des noms de personnes ou d'organisations. C'est l'une des plus grandes différences entre la façon dont les bibliothèques et les archives organisent et décrivent leurs documents. Contrairement à une bibliothèque où les documents sont classés par sujet, les archives organisent les documents selon les principes de la provenance, c'est-à-dire que les documents sont conservés en fonction de leur origine, de leur créateur ou de leur détenteur. L'ensemble des documents d'un créateur est appelé un fonds et n'est jamais mélangé avec les documents d'un autre créateur, même s'ils portent tous deux sur le même sujet. Ceci est fait pour garantir que le contexte de la création des documents ne soit pas perdu. Les fonds sont souvent subdivisés dans une structure hiérarchique composée de séries, de sous-séries, de dossiers, etc. Chacun de ces niveaux est un regroupement de documents qui sont liés les uns aux autres d'une manière ou d'une autre ou qui sont le résultat d'une activité ou d'une utilisation particulière.
La liste des fonds disponibles aux Archives vous amènera souvent à une description de tous les documents. Cette description s'appelle un instrument de recherche et se compose de plusieurs éléments standard. L'examen des instruments de recherche vous aidera à identifier où se trouvent les documents pertinents pour votre question de recherche. La première chose à faire est de lire la section Croquis biographique ou Histoire administrative de l'instrument de recherche. Cela vous permettra de connaître le créateur des documents et ses principales activités. Une fois que vous le saurez, vous serez mieux à même de dire si leurs documents seront pertinents ou non. La section suivante de l'instrument de recherche est intitulée "Champ d'application et contenu". Cette section fournit une brève description des documents qui composent le fonds et peut vous donner des informations précieuses sur ce à quoi vous pouvez vous attendre. Il est également important d'examiner les dates des documents dans l'instrument de recherche pour s'assurer qu'ils correspondent à votre sujet de recherche. Les instruments de recherche contiennent également des informations sur les types et les formats des documents, la quantité de documents disponibles et les éventuelles restrictions d'accès aux documents.
Aux Archives et collections spéciales de l'Université d'Ottawa, plusieurs de nos instruments de recherche ont été mis à disposition dans une base de données consultable en ligne appelée AtoM. Cette base de données fournit une liste de nombreux fonds de nos collections et permet également la recherche par mot-clé. Si vous n'êtes pas sûr de trouver des fonds pertinents qui correspondent à votre question de recherche, cette base de données peut être un bon point de départ. Dans la barre de recherche, tapez les mots-clés pertinents et notez de quel fonds proviennent les résultats. La base de données AtoM est accessible via la page d'accueil de l'ARCS.
Après avoir consulté les instruments de recherche en ligne, vous trouverez les documents que vous souhaitez consulter, veuillez noter le numéro de référence et le nom du fonds. Envoyez ensuite un courriel à arcs@uottawa.ca pour fixer un rendez-vous. Contrairement à l'accès aux ressources d'une bibliothèque, les documents d'archives sont stockés dans une zone sécurisée qui n'est pas accessible au public. Les archivistes prélèveront des documents pour vous avant votre visite et s'assureront qu'ils sont prêts pour vous à votre arrivée. Si possible, veuillez nous prévenir un jour à l'avance. Une autre chose à garder à l'esprit est que les documents d'archives ne peuvent être consultés que dans la salle de lecture. Vous ne pouvez pas emporter les documents chez vous en raison de leur nature unique. Bien que prendre des photos ou faire des copies puisse être une option dans certains cas, prévoyez de vous laisser suffisamment de temps pour consulter les documents sur place.
Si vous pensez que les Archives possèdent des documents pertinents pour votre recherche mais que vous ne pouvez pas les localiser à l'aide des instruments de recherche, contactez les Archives et parlez à un archiviste. L'archiviste connaît bien les collections et pourra vous aider à vous orienter dans la bonne direction.
Un fonds est constitué de séries, (parfois de sous-séries, de sous-sous-séries, etc.), de dossiers, d'articles.
Une collection est un groupe de documents accumulés par une personne ou une organisation, portant généralement sur un même sujet.
Un fonds d'archives est un groupe de documents créés ou accumulés par une personne ou une organisation afin de mener à bien ses activités
Un groupe de documents organisés en une unité et qui rend compte d'une activité ou d'une fonction particulière. Un fonds peut contenir plusieurs séries de documents distincts.
Un subdivision d'une série de documents pouvant être le fruit d'une classification et d'un système de classement particulier.
« […] ensemble composé de pièces, de documents ou même de données (son, image, texte, etc.), organiquement constitué par une personne physique ou morale dans l’exercice de ses fonctions, relatif à une même affaire ou objet et placé dans un ou plusieurs contenants [cassette, carton, registre, liasse, chemise (dossier), rouleau, bobine, disque, disque dur, disque optique, volume, disquette, etc.]. » (Rousseau et Couture, 1994, p. 285 in Terminologie archivistique - EBSI, consulté le 02-05-2018).
La cote d'un document d'archives est une référence importante car elle permet d'identifier le fonds (ou la collection) dans lequel il est conservé, et de le localiser au sein de celui-ci. Ainsi, la cote d'un document d'archives peut comprendre l'ensemble des éléments suivants:
[ Numéro du fonds ou de la collection ]-[ Numéro de la série ]-[ Numéro de la sous-série ]-[ Numéro du dossier]-[ Numéro de l'item ]
Exemple:
10-045-S1-SS3-F2-I1 (Fonds 10-045 - Série 1- Sous-Série 3 - Fichier 2 - Item 1
Où repérer la cote d'un fonds (ou collection), d'une série, d'un dossier, d'un item dans la base de donnée AtoM ?
La cote est inscrite dans la rubrique Reference Code d'une fiche de description:
En règle générale, les documents d'archives ne peuvent être consultés que sur place et ne peuvent être empruntés en raison de leur caractère unique et rare.
Avant votre visite, vous devez idéalement savoir quels documents vous souhaitez consulter. Contrairement à une bibliothèque, vous ne pouvez pas parcourir les rayons et accéder directement au matériel. Les archivistes devront récupérer pour vous les documents demandés, ce qui peut prendre un certain temps. Pour savoir ce qui est disponible, consultez la base de données d'instruments de recherche en ligne AtoM ou parcourez les instruments de recherche PDF et les guides thématiques disponibles dans ce guide. Si vous avez encore des difficultés à identifier les documents qui vous intéressent, vous pouvez vous adresser directement à l'ARCS et parler à un archiviste ou nous envoyer un courriel à arcs@uottawa.ca.
Si vous savez ce que vous voulez consulter, veuillez remplir un formulaire de "Demande de consultation de documents". Vous pouvez envoyer la demande à l'avance à arcs@uottawa.ca ou la soumettre dès votre arrivée.
Les documents d'archives nécessitent un soin particulier pour assurer leur conservation à long terme. N'oubliez pas que la plupart des documents d'archives sont uniques et irremplaçables. Veuillez suivre ces règles simples lorsque vous visitez ARCS :
Le personnel des archives est à votre disposition pour vous donner des conseils sur la manipulation des documents que vous avez demandés.